Сравнительная характеристика систем автоматизации деятельности рекламных служб

Как видно из сравнительной таблицы, функциональные возможности систем автоматизации делопроизводства в рекламных службах приблизительно одинаковы. В основу всех трех систем положен модульный принцип ввода и обработки информации, который соответствует классической схеме функционирования рекламной компании.

Системы автоматизации в рекламных подразделениях обеспечивают поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в СМИ.

Таким образом, для автоматизации рекламных служб характерно выполнение специфических маркетинговых операций и созданное программное обеспечение — это специализированное рабочее место менеджера по рекламе, с помощью которого можно просчитывать различные сценарии рекламных кампаний, а также оценивать их эффективность. Заключение

Итак, в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Современные организации используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли очень велики. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах и программном обеспечении, стимулирующих развитие технологии управления информацией.

Мы попытались в данной работе осветить вопрос автоматизации рекламной службы. При этом рассмотрели понятие информатизации предприятия, суть деятельности рекламных отделов/агентств, рассмотрели вопрос выбора системы автоматизации для данных организационных структур. В результате можно сделать следующие выводы.

Разрабатываемая и внедряемая система автоматизации должна обеспечивать поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в номере. Очень важной функцией системы должна была быть двухсторонняя связь между АИС и системой, используемой в бухгалтерии.

Основные ожидания от внедрения системы связаны с улучшением управляемости процессом, снижением трудозатрат сотрудников на оформление документов и, как следствие всего этого, улучшение экономических показателей деятельности отдела.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы рекламной службы, нельзя не отметить, что эффективная работа ее всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу рекламного подразделения.

Мы рассмотрели несколько известных АИС для рекламных подразделений, отметив функциональные особенности общие и различные. На этапе внедрения этих систем автоматизации проводились доработки пользовательского интерфейса и отладка системы. Как правило основные изменения, вносимые на данном этапе в программу касались прежде всего эргономических (потребительских свойств разрабатываемой системы, а также наиболее удобного интерфейса пользователя) свойств проекта.

И хотя после внедрения систем проекты считались завершены, впереди, как обычно, был этап сопровождения со всеми его проблемами: исправлением еще не обнаруженных ошибок, неизбежными доработками, связанными с изменениями бизнес-процессов и т.д.

[1] Необходимо дать здесь и определение маркетинга (от анг. "рынок") – система управления производственно-сбытовой деятельностью предприятий и фирм, основанная на комплексном анализе рынка. Цель маркетинга – стимулирование сбыта и повышение экономической эффективности. Включает изучение и прогнозирование спроса, цен, организацию НИОКР по созданию новых видов продукции, рекламу, координацию внутрифирменного планирования и финансирования и др. (11)